استاندارد ايمني و بهداشت شغليOHSAS 18001: 1999))

نكته:

OHSAS مخفف عبارت Occupational Health and Safety Assessment Series  مي باشد.

1ـ دامنه كاربرد ( SCOPE ) :

        مشخصات اين سري ارزيابي بهداشت حرفه اي و ايمني ( OHSAS 18001 ) الزاماتي را براي يك سيستم مديريت بهداشت شغلي و ايمني ( OH & S ) معين مي نمايد تا يك سازمان بتواند با كنترل خطرات ( ريسك ها ) بهداشتي و ايمني ، عملكرد خود را بهبود بخشد .OHSAS 18001 خود بيانگر معيار عملكرد بهداشتي و ايمني خاصي نيست و كليه جزييات لازم براي طراحي يك سيستم مديريتي را نيز ارائه نمي دهد. مشخصات OHSAS 18001 در مورد هر سازماني كه مايل به اعمال موارد زير باشد كاربرد دارد :

الف ) ايجاد يك سيستم مديريت بهداشت شغلي و ايمني به منظور حذف يا كاهش خطرات (‌ ريسك ) براي كاركنان و ساير طرفهاي ذينفع كه ممكن است در معرض خطرات ( ريسك ) بهداشتي و ايمني ناشي از فعاليتهاي سازمان باشند .

ب ) استقرار ، حفظ و بهبود مستمر يك سيستم مديريت بهداشت شغلي و ايمني

ج ) حصول اطمينان از انطباق با خط مشي بهداشت شغلي ايمني كه خود تعيين كرده است

د ) اثبات اين انطباق به ديگران

ه ) درخواست گواهي / ثبت سيستم مديريت بهداشت شغلي و ايمني خود توسط يك سازمان بيروني

و ) تعيين انطباق با اين مشخصات و اظهار آن توسط خود سازمان

تمام الزامات مندرج در OHSAS 18001 به منظور لحاظ شدن در يك سيستم مديريت بهداشت شغلي و ايمني در نظر گرفته شده اند . گستره كاربرد آن به عواملي مانند خط مشي بهداشت شغلي و ايمني ، ماهيت و شرايطي كه در آن فعاليت مي نمايد ، اندازه سازمان و نيز خطرات و پيچيدگي اين فعاليتها بستگي دارد .

توجه : OHSAS 18001 قصد دارد تا به موضوعات بهداشت شغلي و ايمني اشاره نمايد و نه به ايمني محصول و خدمات

 

2ـ استاندارد مرجع ( NORMATIVE REFERENCES ) :

       

OHSAS 18002 : 1999 Guide line for implementation of OHSAS 18001

BS 8800 : 1996 Guide to occupational Health & safety Management systems

 

 

3ـ تعاريف ( DEFINITION ) :

3ـ1ـ حادثه ( Accident ) :

يك اتفاق يا واقعه ناخواسته كه منجر به مرگ ، بيماري ، جراحت ، صدمه و يا ساير خسارات گردد .

3ـ2ـ مميزي ( Audit ) :

        بررسي ( و در صورت امكان مستقل ) به منظور تعيين اينكه آيا فعاليتها و نتايج حاصل از آنها با ترتيبات برنامه ريزي شده مطابقت دارد و آيا اين ترتيبات به طور موثر و مناسب براي دستيابي به خط مشي و اهداف سازمان اجرا شده اند.

 3ـ3ـ بهبود مستمر ( Continual Improvement ) :

        فرآيند ارتقاي سيستم مديريت بهداشت شغلي و ايمني براي دستيابي به بهبودهايي در عملكرد كلي بهداشتي و ايمني ، در راستاي خط مشي بهداشتي و ايمني سازمان .

3ـ4ـ خطر ( Hazard ) :

        موقعيت يا منبع بالقوه ايجاد خسارات انساني يا بيماري ، تخريب اموال و تجهيزات ، صدمه به محيط كارگاه ( يا محيط زيست ) و يا تركيبي از آنها .

3ـ5ـ شناسايي خطر ( Hazard Identification ) :

فرآيند شناسايي ( تشخيص ) وجود خطر يا عامل زيان آور و تعيين مشخصات آن .

3ـ6ـ رويداد ( Incident ) :

        يك رخداد يا اتفاق ( برنامه ريزي نشده ) كه منجر به يك حادثه ( accident ) شده و يا پتانسيل منجر شدن به حادثه را داشته باشد .

يادآوري : يك رويداد ( incident ) كه منجر به بيماري ، جراحت ، صدمه و يا ساير خسارات نشده است را misses – near نيز مي گويند كلمه رويداد ( incident ) شامل اين موارد misses – near هم مي شود .

 

3ـ7ـ طرف ذينفع ( Interested Parties ) :

فرد يا گروهي كه به عملكرد بهداشت شغلي و ايمني يك سازمان مرتبط مي باشد و يا از آن تاثير مي پذيرد

3ـ8ـ عدم انطباق ( Nonconformance ) :

        هرگونه انحراف از استانداردهاي كاري ، دستورالعملها ، روشهاي اجرايي ، مقررات ، عملكرد سيستم مديريتي و غيره كه به طور مستقيم منجر به جراحات يا بيماري ، صدمه به محيط كارگاه و يا تركيبي از اينها شود .

3ـ9ـ اهداف ( Objectives ) :

        اهداف يا مقاصد كه در قالب عملكرد بهداشت شغلي و ايمني بيان شده و سازمان خود را مقيد به حصول آنها       مي داند .

يادآوري : اهداف حتي المقدور بايد كمي باشند .

3ـ10ـ بهداشت شغلي و ايمني ( Occupational Health and Safety ) :

        شرايط و عواملي كه مي تواند بر سلامتي ( being-well ) كاركنان ، كارگران موقتي ، پرسنل ، پيمانكاران ، ميهمانان و مراجعه كنندگان و يا هر فرد ديگري در محل كار تاثير بگذارد .

يادآوري : منظور از سلامتي ( being-well ) در اينجا ، سلامتي به معناي عام مي باشد .

3ـ11ـ سيستم مديريت بهداشت شغلي و ايمني ( OH & S Management System ) :

        بخشي از كل سيستم مديريت كه مديريت بر ريسكهاي بهداشتي ـ ايمني ناشي از فعاليتهاي هر سازمان را تسهيل    مي نمايد . اين شامل ساختار سازماني ، فعاليتهاي طرح ريزي ، مسئوليتها ، روشها ، فرآيندها و منابع براي تهيه ، اجرا ،‌ بازنگري و حفظ خط مشي بهداشت شغلي و ايمني مي باشد .

3ـ12ـ سازمان ( Organization ) :

        شركت ، بنگاه ، اداره ، مجتمع كاري ، نهاد مسئول ، انجمن يا بخش يا تركيبي از آنها ، اعم از ثبت شده يا نشده ، دولتي ، عمومي يا خصوصي كه داراي وظايف و تشكيلات اداري خاص خود باشند .

3ـ13ـ عملكرد ( Performance ) :

        نتايج قابل اندازه گيري سيستم مديريت بهداشت شغلي و ايمني مربوط به كنترل ريسكهاي بهداشتي و ايمني توسط يك سازمان ، بر مبناي خط مشي و اهداف .

يادآوري :‌ اندازه گيري عملكرد شامل اندازه گيري فعاليتهاي مديريت بهداشتي ـ ايمني و نتايج آن مي باشد .3ـ14ـ ريسك ( Risk ) :

تركيب يا تابعي از احتمال و پيامدهاي ناشي از وقوع يك اتفاق خطرناك مشخص .

3ـ15ـ ايمني ( Safety ) :

در امان بودن از ريسك غير قابل قبول يك خطر .

3ـ16ـ ريسك قابل تحمل ( Tolerable Risk ) :

ريسكي كه ميزان آن تا حد قابل تحمل توسط سازمان و با در نظر گرفتن الزامات قانوني و خط مشي بهداشتي ـ ايمني پايين آمده است .

3ـ17ـ بيماري شغلي ( Ill – Health ) :

بيماري كه از فعاليت يا محيط كاري مشخص ناشي شده باشد و يا توسط اين فعاليتها / محيط ، تشديد گردد .

 4ـ عناصر سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي:

4ـ1ـ الزامات كلي :

        سازمان بايد يك سيستم مديريت بهداشت شغلي و ايمني ايجاد نموده و برقرار نگهدارد كه الزامات آن در كل بند 4 تشريح مي شود . بايد توجه داشت كه هدف از استقرار سيستم ايمني و بهداشت شغلي همانگونه كه در ويژگيهاي OHSAS 18001 درج شده است ، بهبود عملكرد سازمان در زمينه ايمني و بهداشت شغلي است . نكته مهم اينست كه پياده سازي يك سيستم مديريت به خودي خود براي سازمان مفيد نيست بلكه هنگامي اين امر پسنديده است كه بتواند موجب بهبود عملكرد سازمان در زمينه اي شود كه سيستم مديريت براي آن طراحي و اجراشده است.

        ويژگيهاي مندرج در OHSAS 18001 نيز همگي بر اين پايه استوارند كه سازمان به طور مداوم سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي خود را بررسي ، ارزيابي و بازنگري مي كند تا فرصتهاي بهبود را شناسايي كند و آنها را به كار گيرد . در نهايت بهبود در سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي سازمان بايد موجب بهبود در عملكرد ايمني و بهداشت شغلي سازمان شود . تنها در اين صورت است كه مي توان انتظار داشت پياده سازي سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي موجب افزايش ارزش افزوده براي فعاليتهاي سازمان شود . پيامد سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي ، ايجاد فرايندي منسجم براي دستيابي به بهبود مستمر است كه ميزان و دامنه اين فرآيند ، با توجه به جنبه هاي اقتصادي و ساير شرايط ، توسط سازمان تعيين مي شود .

4ـ2ـ خط مشي ايمني و بهداشت شغلي ( OH & S Policy ) :

        مديريت ارشد بايد خط مشي بهداشت شغلي و ايمني سازمان را كه در آن اهداف و تعهد به بهبود عملكرد بهداشتي ـ ايمني به روشني مورد تاكيد قرار گرفته است ، تعريف و مدون نمايد . مديريت مذكور بايد اطمينان يابد كه خط مشي تدوين شده متضمن موارد ذيل باشد :

الف ) متناسب با ماهيت و گستردگي و ميزان ريسكهاي بهداشتي ـ ايمني سازمان باشد .

ب )‌ شامل تعهد به بهبود مستمر باشد .

ج ) حداقل شامل تعهد به تبعيت از قوانين بهداشت شغلي و ايمني مرتبط و نيز الزامات ديگري كه سازمان آنها را تقبل نموده است ،‌ باشد .

د ) مدون ، اجرا و برقرار نگهداشته شود .

ه ) به كليه كاركنان ابلاغ گرد تا ايشان را از الزامات بهداشتي ـ ايمني خود آگاه نمايد .

و ) براي عموم و افراد علاقه مند ( جهت هرگونه پيشنهاد يا انتقاد ) قابل دسترسي باشد .

ز ) به طور متناوب مورد بازنگري قرار گيرد تا از ارتباط و تناسب آن با سازمان اطمينان حاصل شود .

        خط مشي ايمني و بهداشت شغلي عبارت است از اصول هدايت كننده اجرا و بهبود سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي سازمان به گونه اي كه بتواند عملكرد ايمني و بهداشت خود را برقرار نگهدارد و امكان بهبود آن را فراهم كند . خط مشي ، اهداف كلي را در سطحي از عملكرد كه مورد نياز سازمان است بيان مي كند و ساير فعاليتهاي سازمان بايد در طول خط مشي و در همان راستا و نشات گرفته از آن باشد. در حقيقت خط مشي ، ساختاري را بنا مي نهد كه سازمان بر روي آن ، طرحهاي ايمني و بهداشت شغلي خويش را استوار مي سازد . به همين دليل در خط مشي بايستي تعهد مديريت رده بالا به تبعيت از قوانين ذيربط و بهبود مستمر بازتاب يافته باشد .

در خط مشي ايمني و بهداشت شغلي بايد موارد زير را مورد توجه قرار داد :

راهبرد كلي و رسالت سازمان و اصول و ضوابط كلي و حاكم بر آن

نيازمنديهاي طرفهاي ذينفع و نحوه ارتباط با آنها

بهبود مستمر

كاهش مخاطرات

اصول راهنما

هماهنگي با ساير خط مشي هاي سازمان ( نظير خط مشي كيفيت و خط مشي زيست محيطي )

شرايط محلي و منطقه اي خاص

مطابقت با مقررات و قوانين مربوط به ايمني و بهداشت شغلي و ساير الزاماتي كه سازمان تقبل كرده است.

4ـ3ـ طرح ريزي ( Planning ) :

4ـ3ـ1ـ طرح ريزي براي شناسايي خطرات ، ارزيابي ريسك و كنترل ريسك ( Planning for Hazard Identification , Risk Assessment and Risk Control ) :

سازمان بايد روشهاي اجرايي براي شناسايي مداوم خطرات ، ارزيابي ريسكها و اجراي اقدامات كنترلي ايجاد كرده و برقرار نگهدارد . اينها بايد شامل موارد زير باشد :

فعاليتهاي عادي و غير عادي

فعاليتهاي تمام كاركناني كه به محل كار دسترسي دارند ( شامل پيمانكاران و بازديد كنندگان )

امكانات موجود در محل كار كه توسط سازمان يا سايرين تهيه شده است

سازمان بايد مطمئن باشد كه نتايج حاصل از اين ارزيابي ها و همچنين تاثيرات ناشي از اقدامات كنترلي در زمان تدوين اهداف بهداشتي ـ ايمني در نظر گرفته مي شوند . سازمان بايد اين اطلاعات را مستند و به روز نگهدارد .

روش ( متدولوژي ) سازمان براي شناسايي خطرات و ارزيابي ريسكها بايد :

با درنظر گرفتن دامنه فعاليتها ، طبيعت و زمان تعريف شود تا اطمينان حاصل گردد كه روش به كار رفته پويا مي باشد و نه واكنشي

توانايي تقسيم بندي ريسكها و شناسايي خطراتي را كه بايد توسط اقداماتي حذف يا كنترل شوند داشته باشد.

هماهنگ با تجربه عملياتي و ظرفيت امكانات كنترل ريسك در سازمان باشد .

ورودي هاي لازم را براي تعيين نيازمنديهاي سازمان ، شناسايي نيازهاي آموزش و يا گسترش كنترل عمليات فراهم نمايد .

برخي از خطرات و مخاطرات مهم ايمني و بهداشت شغلي عبارتند از :

الف ) سقوط اشياء  

ب ) سقوط افراد

ج ) تشعشعات خطرناك ( نظير راديوگرافي )

د ) آلودگي محيط كار ، رستوران ها و دستشويي ها

ه ) برق گرفتگي

و )‌ آتش سوزي

ز ) بلاياي طبيعي

ح ) كار با ماشين آلات خطرناك نظير پرسها ، اره ها و ماشين كاري

ط ) مواد خطرناك و سمي اعم از مايع ، گاز و جامد

ي ) حمل و نقل افراد و اشياء

روشهاي متفاوتي براي مخاطره سنجي وجود دارد كه يكي از معروفترين آنها تجزيه و تحليل عوامل بالقوه شكست و تاثير آن ( FMEA ) است . اين روش پس از اينكه كارآيي خود را در زمينه ايمني به اثبات رساند ، با قدري تغيير در مباحث كيفي نيز مورد استفاده قرار گرفت به گونه اي كه يكي از الزامات استاندارد سيستم مديريت كيفيت در صنايع قطعات خودرو ( QS 9000 و ISO/TS 16949 ) را تشكيل مي دهد . حسن بزرگ FMEA اين است كه بدون آنكه نياز به محاسبات پيچيده آماري يا رياضي داشته باشد ، نتايج بسيار سودمندي به بار مي آورد .

4ـ3ـ2ـ الزامات قانوني و ساير الزامات ( Legal and Other Requirements ) :

        سازمان بايد روش اجرايي براي شناسايي و دستيابي به الزامات قانوني و ساير الزامات بهداشت شغلي و ايمني كه قابل اعمال در آن باشد ( متناسب با مديريت بهداشت شغلي و ايمني ) ايجاد و برقرار نمايد . سازمان بايد اين اطلاعات را به روز نگهدارد . اطلاعات مربوط به الزامات قانوني و ساير الزامات بايد به اطلاع كاركنان سازمان و ساير طرفهاي ذينفع مرتبط رسانده شود . برخي از الزامات ديگر كه ممكن است براي سازمان كاربرد داشته باشند عبارتند از:

آيين كارهاي صنعتي

توافق نامه هاي منعقده با سازمانهاي دولتي و عمومي

راهنمايي هايي كه جنبه مقرراتي ندارند

براي همسازي با مقررات قانوني ، سازمان بايد الزامات قانوني مرتبط با فعاليتها ، محصولات و خدمات خود را كه جنبه ايمني دارند شناسايي كرده و درك كند . قوانين ممكن است به شكلهاي متفاوتي وجود داشته باشند :

قوانين ويژه در خصوص فعاليتها نظير مجوزهاي بهره برداري

قوانين ويژه در خصوص محصولات يا خدمات

قوانين ويژه در خصوص صنعتي كه سازمان در آن زمينه فعاليت مي كند

قوانين عمومي ايمني و بهداشت

براي شناسايي اين قوانين و نيز تغييرات آنها مي توان از منابع مختلفي استفاده كرد مانند :

سازمانهاي دولتي

تشكل هاي صنفي و صنعتي

بانكهاي اطلاعاتي موجود

خدمات تخصصي مشاورين و كارشناسان ايمني

بهترين روش ،‌ تهيه ليستي از قوانين مرتبط با فعاليتها ، محصولات و خدمات سازمان است كه به طور دائم به روز   مي شوند . اين كار مشابهت فراواني با شناسايي و مطابقت با استانداردهاي عملياتي ، محصولات و خدمات در سيستمهاي مديريت كيفيت دارد .

4ـ3ـ3ـ اهداف ( Objectives ) :

        سازمان بايد اهداف بهداشت شغلي و ايمني مدوني در هر بخش و سطحي در درون سازمان كه مرتبط باشد ايجاد كرده و برقرار نگهدارد . سازمان هنگام تعيين و بازنگري اهداف خود بايد الزامات قانوني و ساير الزامات ، خطرات   ( عوامل زيان آور ) بهداشتي ـ ايمني و ريسك ها ، گزينه هاي فن آوري ، الزامات مالي و عملياتي و بازرگاني خود و نيز نظرات طرفهاي ذينفع را در نظر گيرد . اهداف بايد با خط مشي بهداشت شغلي و ايمني و از جمله تعهد به بهبود مستمر سازگار باشد . به هنگام تدوين اهداف بايد در نظر داشت كه اين اهداف به منظور دستيابي به خط مشي ايمني و بهداشت شغلي ايجاد مي شوند . بنابراين اهداف بايد در راستاي خط مشي بوده و از سازگاري كامل با آن برخوردار باشند . بهترين روش اين است كه خط مشي ايمني و بهداشت شغلي به گزاره هايي تقسيم و اهداف بر اساس اين گزاره ها تدوين شوند .به هنگام تدوين اهداف همچنين بايد به يافته هاي حاصل از بازنگري هاي ايمني و نيز خطرات و مخاطرات ايمني تعيين شده توجه داشت . ساير مواردي كه به هنگام تدوين اهداف مورد استفاده قرار مي گيرند عبارتند از :

مطابقت با قوانين و مقررات ايمني و بهداشت شغلي

نظرات طرفهاي ذينفع

شاخصهاي عملكرد ايمني و بهداشت شغلي  

        تدوين روش اجرايي براي تعيين اهداف اگرچه به عنوان الزام استاندارد تعريف نشده ليكن مي تواند بسيار مفيد واقع شود . روش بسيار مناسب جهت ارزيابي اهداف و تعيين مناسب بودن آنها ، روش آزمون هوشمند ( Smart Test ) است . در اين روش عواملي كه بايد به هنگام تدوين و ارزيابي اهداف مورد توجه قرار گيرند به طور بسيار خلاصه و روشن تبيين مي شود . اين عوامل عبارتند از :

مشخص بودن : اهداف بايد مشخص بوده و از به كارگيري جملات و الفاظ مبهم در آنها خودداري شود .

سنجش پذيري : اهداف بايد حتي المقدور قابل اندازه گيري باشد . بيان اهداف به صورت وصفي در بسياري از موارد ، تعيين ميزان دستيابي به آنها را با مشكل مواجه مي كند .

مورد توافق بودن : اهداف بايد موافق نظر افرادي باشد كه قرار است جهت دستيابي به آنها اقدام كنند و به تاييد آنان برسد . به بيان بهتر لازم است يك توافق جمعي در خصوص اهداف ايمني و بهداشت شغلي سازمان وجود داشته باشد .

واقع نگرانه بودن : اهداف بايد واقع بينانه و با در نظر گرفتن امكانات ، محدوديتها و وضعيت فعلي سازمان تدوين شوند . اگر اهداف بلند پروازانه باشند ، علاوه بر ايجاد مغايرت و عدم تطابق ، انگيزه و تلاش كاركنان در جهت دستيابي به آن را نابود خواهد كرد و موجب بروز دلسردي در ميان آنان خواهد شد . همين طور اگر اهداف بسيار بدبينانه تدوين شوند ، سازمان نخواهد توانست به ميزان مطلوبي از بهبود در عملكرد خود دست يابد . علاوه بر اين ، واقع بينانه بودن يك هدف ،‌ بدين معناست كه هدف بايد معقول و مرتبط با خط مشي ايمني و بهداشت شغلي سازمان باشد .

زمان بندي : اهداف بايد در يك محدوده زماني بيان شوند . عدم وجود يك مهلت براي دستيابي به هدف ، موجب خواهد شد كه سازمان تلاش لازم جهت دستيابي به آن را از خود نشان ندهد .

تعيين يك زمان مشخص براي دستيابي به هدف باعث خواهد شد كه سازمان بتواند در فواصل زماني معين ميزان دستيابي به هدف را ارزيابي كند و در صورت لزوم برنامه ها و روشهاي دستيابي به اهداف را مورد بازنگري قرار دهد.

 

4ـ3ـ4ـ برنامه ( هاي ) مديريت ايمني و بهداشت شغلي (OH & S Management Programs):

سازمان بايد برنامه هايي براي دستيابي به اهداف ايجاد كرده و برقرار نگهدارد كه شامل موارد زير باشد :

الف ) تعيين مسئوليتها براي دستيابي به اهداف در هر بخش و سطحي از سازمان كه مرتبط باشد .

ب ) نحوه و زمان بندي دستيابي به آنها : برنامه ( هاي ) مديريت بهداشت شغلي و ايمني بايد در فواصل زماني مناسب و مشخص مورد بازنگري قرار گيرد . اين برنامه ( ها ) هر جا كه لازم باشد بايد اصلاح شوند تا هرگونه تغيير در فعاليتها ، محصولات ، خدمات يا شرايط عملياتي سازمان در آنها ملحوظ گردد .

        ايجاد و به كارگيري يك يا چند برنامه ، عاملي كليدي براي اجراي موفق سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي است.در اين برنامه بايد نحوه دستيابي به اهداف از جمله زمانبندي و كاركنان مسئول اجراي آن تشريح شود . برنامه را مي توان به بخشهايي تقسيم كرد كه هر كدام ، عناصر خاصي از عمليات سازمان را در بر گيرد . نبايد فراموش كرد كه اين برنامه بايد شامل بازنگري ايمني و بهداشت شغلي در فعاليتهاي جديد باشد . برنامه هاي مديريت ايمني و بهداشت شغلي بايد با هدف دستيابي به اهداف ايمني و بهداشت شغلي تدوين شوند . به همين دليل به هنگام تدوين برنامه بايد كليه اهداف ايمني و بهداشت شغلي در نظر گرفته شوند . به منظور دستيابي به حداكثر اثربخشي لازم است برنامه هاي مديريت ايمني و بهداشت شغلي به صورت هماهنگ و سازگار با برنامه راهبردي سازمان تدوين شوند . در چنين حالتي است كه مي توان انتظار حمايت كامل مديريت از برنامه را داشت . هر برنامه بايد به سه سوال در خصوص يك هدف پاسخ دهد :

چگونه : چگونه قرار است اين هدف به وقوع بپيوندد ؟

چه كسي : چه كسي قرار است اين كار را انجام دهد ؟

چه هنگام : چه زماني اين كار بايد انجام شود ؟

تدوين يك روش اجرايي براي تنظيم برنامه هاي ايمني و بهداشت شغلي در اكثر مواقع فوايد بسياري دارد .       برنامه هاي مديريت ايمني و بهداشت شغلي يكي از قويترين ابزارهاي مديريت براي بهبود عملكرد و بهداشت شغلي سازمان مي باشند . اين برنامه ها بايد پويا بوده و به منظور سازگاري با تغييرات اهداف سازمان مورد بازنگري قرار گيرند .

 

4ـ4ـ اجرا و عمليات ( Implementation and Operation ) :

4ـ4ـ1ـ ساختار و مسئوليت ( Structure and Responsibility ) :

         وظايف ، مسئوليتها و اختيارات كاركناني كه در مديريت ، اجرا و تاييد فعاليتهاي موثر بر ريسكهاي بهداشتي ـ ايمني سازمان نقش دارند بايد تعيين ، مدون و ابلاغ شوند تا مديريت بهداشتي ـ ايمني موثر تسهيل شود . مسئوليت نهايي   ( اجراي صحيح نظام مديريت ) بهداشتي ـ ايمني بر عهده مديريت رده بالاي سازمان مي باشد . سازمان بايد يكي از مديران رده بالا ( به عنوان مثال در سازمانهاي بزرگ يكي از اعضاي هيات مديره يا هيات اجرايي ) را با مسئوليتهاي ويژه به عنوان نماينده مديريت منصوب نمايد ، تا از استقرار و اجراي مناسب الزامات سيستم مديريت بهداشت   شغلي و ايمني در تمام قسمتها و حوزه هاي عملياتي اطمينان يابد .

نماينده مديريت سازمان بايد داراي وظايف ، مسئوليتها و اختيارات معيني براي موارد زير باشد :

الف ) حصول اطمينان از اينكه الزامات مديريت بهداشت شغلي و ايمني بر طبق مشخصات OHSAS 18001     مي باشد . ( و اجرا و حفظ نيز مي گردد )

ب ) حصول اطمينان از اينكه الزامات مديريت بهداشت شغلي و ايمني جهت بازنگري و به عنوان پايه اي براي بهبود اين سيستم ، به مديريت رده بالا اعلام مي گردد . كليه كساني كه داراي مسئوليتهاي مديريتي مي باشند بايد تعهد خود را به بهبود مستمر عملكرد بهداشتي ـ ايمني نشان دهند .

يادآوري : ( سازمان بايد منابع ضروري براي اجرا و كنترل سيستم مديريت بهداشت شغلي و ايمني را فراهم نمايد) اين منابع شامل منابع انساني ، مهارتهاي تخصصي ، فن آوري و منابع مالي مي باشد .

        براي اجراي اثربخش سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي لازم است سازمان توانايي ها و سازوكارهاي پشتيباني لازم جهت دستيابي به خط مشي و اهداف ايمني و بهداشت شغلي ايجاد كند و به طور مستمر بهبود دهد .   توانايي ها و پشتيباني هاي مورد نياز سازمان به منظور آمادگي در برابر تغيير خواسته هاي طرفهاي ذينفع و فرآيند بهبود مستمر توسعه مي يابند . براي دستيابي به اهداف ايمني و بهداشت شغلي ، سازمان بايد انسانها ، سيستمها ، راهبردها ، منابع و ساختار لازم را شناسايي و به كار گيرد . براي بسياري از سازمانها استقرار سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي  مي تواند با نگرش مرحله اي صورت پذيرد . بنابراين لازم نيست در ابتداي استقرار اين سيستم كليه منابع و ساختار در سطح عالي وجود داشته باشد ، بلكه مهم اين است كه بر اساس سطح آگاهي سازمان ، مخاطرات و انتظارات طرفهاي ذينفع سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي پايه مستقر شود و سپس با اتكا به ديدگاه بهبود مستمر ، اين ديدگاه ارتقا يابد . ابتدا بايد ساختار سازماني ايجاد شود و در صورتي كه چنين ساختاري موجود باشد ، بايد با درنظر گرفتن الزامات سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي مورد بازنگري قرار گيرد .

        ساختار سازمان متشكل از دو بخش اساسي يعني نمودار سازماني و شرح وظايف و اختيارات عناوين مختلف سازمان است . همانطور كه مي دانيم هدف از استقرار يك سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي اين نيست كه سازمان تمامي انرژي خود را صرف ايجاد محيط امن كند . چرا كه رسالت اصلي هر سازماني در وهله اول ، بقاي سازمان در محيط رقابتي است و سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي نيز در نهايت بايد سازمان را در دستيابي به اين رسالت ياري كند . به همين دليل به هنگام ايجاد يا بازنگري ساختار سازماني مطابق با نيازمنديهاي OHSAS بايد رسالت كلي سازمان تعريف و بر آن اساس اجزايي كه براي دستيابي به آن رسالت مورد نيازند ، ايجاد شود . اين اجزا به صورت عناوين و واحدهاي سازمان به هر شكل مناسب تعريف مي شوند . حال با اين اطلاعات بايد اجزايي را كه مسئوليت و نقش در استقرار موثر سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي دارند ، شناسايي كرد و اين وظايف و نقشها را در قالب شرح وظايف و اختيارات به آنها ابلاغ كرد .

        در سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي هيچ واحد يا فرآيند سازماني كه مرتبط با ايمني و بهداشت شغلي نباشد ، وجود ندارد . اجراي موفقيت آميز سيستم مديريت ايمني و بهداشت  شغلي تعهد تمامي كاركنان سازمان را مي طلبد . بنابراين مسئوليتهاي ايمني و بهداشت شغلي نبايد محدود به امور ايمني انگاشته شود ، بلكه    مي تواند امور ديگر سازمان مانند مديريت عمليات يا ساير وظايف كاركنان به جز موارد ايمني و بهداشت را نيز در بر گيرد . اين تعهد بايد از بالاترين سطوح مديريت شروع شود . لذا مديريت رده بالا بايستي خط مشي ايمني و بهداشت شغلي را ايجاد كند و اطمينان حاصل نمايد كه سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي اجرا مي شود . به عنوان بخشي از اين تعهد ، مديريت رده بالا بايستي فرد يا افراد خاصي را به عنوان گماشته مديريت با مسئوليت و اختيار تعريف شده براي اجراي سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي تعيين كند . سازمانهاي بزرگ يا پيچيده مي توانند بيش از يك گماشته مديريت داشته باشند . در شركتهاي كوچك يا متوسط اين مسئوليتها مي تواند توسط يك نفر انجام شود . اكيدا توصيه مي شود كه گماشته مديريت در نمودار سازماني مشخص شده باشد .

         اين امر اگرچه صراحتا در استاندارد OHSAS خواسته نشده است ليكن باعث خواهد شد كه اولا تمامي پرسنل به راحتي از وجود و موقعيت چنين سمتي مطلع شوند و ثانيا با توجه به ارتباط مستقيم گماشته مديريت با مديريت رده بالا ، جايگاه و اختيارات وي مستحكم تر شود . به همين ترتيب حائز اهميت است كه ساير مسئوليتهاي كليدي سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي به درستي تعريف شود و به كاركنان مربوطه منتقل شود. مديريت رده بالا همچنين بايد اطمينان حاصل كند كه منابع مناسب همواره فراهم است تا مطمئن شود كه سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي اجرا     مي شود و برقرار مي ماند . اين منابع شامل منابع انساني ، فيزيكي ( نظير تجهيزات و تسهيلات ) و منابع لازم براي دستيابي به اهداف ايمني و بهداشت شغلي مي شود . برخي از اين منابع عبارتند از :

نيروي آموزش ديده و ماهر

اطلاعات مربوط به روشهاي نوين و مقررات جديد

تجهيزات و ماشين آلاتي كه نكات ايمني در آنها رعايت شده باشد

تسهيلات ايمني و بهداشتي نظير درمانگاه ، آتش نشاني و غيره

منابع فن آوري نظير استفاده از ربات براي فعاليتهاي بسيار خطرناك 

ريشه بسياي از مغايرتها و حوادث ايمني در عدم شناسايي و تامين منابع لازم نهفته است . به ويژه در كشور ما به منابع اطلاعاتي توجه بسيار كمي مي شود و به هنگام سخن گفتن از منابع فقط منابع انساني و فيزيكي مدنظر قرار مي گيرند. از طرف ديگر سازمانهاي كوچك و متوسط به دليل محدوديتهاي ناشي از امكانات خود در بسياري موارد در تامين منابع لازم با مشكلات زيادي مواجه مي شوند . در برخورد با چنين محدوديتهايي ،‌ استفاده از راهبردهاي همكاري نظير موارد زير مي تواند كمك شاياني به سازمان نمايد :

استفاده از منابع اطلاعاتي و فن آوري مشتريان بزرگ

ساير سازمانهاي متوسط و كوچك كه همكار يا عضو يك مجموعه اند مي توانند براي تبادل اطلاعات ، ايجاد و استفاده از تسهيلات مشترك ، تعريف پروژه هاي مشترك جهت بهبود عملكرد استفاده از مشاورين به صورت مشترك اقدام كنند .

        استفاده از موسسات استاندارد ، تشكل هاي سازمانهاي كوچك و متوسط ، اتحاديه هاي صنفي براي آموزش و برنامه هاي افزايش آگاهي استفاده از دانشگاهها و ساير مراكز تحقيقاتي در ارتباط با منابع ، سوالات زير مي تواند راهنماي خوبي براي بررسي وضعيت سازمان در اين خصوص باشد :

1 ـ سازمان چگونه منابع لازم براي دستيابي به اهداف ايمني و بهداشت شغلي را شناسايي و تامين ميكند ؟

2 ـ سازمان چگونه بين هزينه ها و فوايد فعاليتهاي ايمني و بهداشت شغلي تعادل برقرار مي كند ؟

 

4ـ4ـ2ـ آموزش ، آگاهي و صلاحيت ( Training , Awareness and Competence ) :

كاركناني كه وظايف آنها مي تواند باعث پيامدهاي بهداشت شغلي و ايمني در محل كار شود بايد واجد صلاحيت باشند . صلاحيت به معناي داشتن تحصيلات ، آموزش و يا تجربه مناسب مي باشد . سازمان بايد روشهاي اجرايي ايجاد كرده و برقرار نگهدارد تا مطمئن شود كه كاركنان در هر بخش و سطحي از موارد زير آگاه مي باشند :

الف ) اهميت انطباق با خط مشي و روشهاي اجرايي بهداشتي ـ ايمني و با الزامات سيستم مديريت بهداشت شغلي و ايمني

ب ) پيامدهاي بهداشتي ـ ايمني ، حاصل از فعاليتهاي كاري آنان و منافع حاصل از عملكرد بهبود يافته افراد ، اعم از بالقوه و بالفعل

ج )‌ نقش و مسئوليتهاي خود در حصول انطباق با خط مشي و روشهاي اجرايي بهداشتي ـ ايمني و با نيازمنديهاي سيستم مديريت بهداشت شغلي و ايمني و از جمله با الزامات آمادگي و واكنش در شرايط اضطراري

د ) عواقب بالقوه عدول از روشهاي اجرايي عملياتي مشخص شده

روشهاي اجرايي آموزش بايد سطوح مختلفي را در نظر بگيرد از جمله :

الف ) مسئوليت ، توانايي و معلومات

ب ) ريسك

قدم اول در افزايش آگاهي پرسنل نسبت به ايمني و بهداشت شغلي ، شناسايي نيازهاي آموزشي است . تهيه روش اجرايي براي تعيين نيازهاي آموزشي و به روز كردن آن معمولا باعث انجام بهتر اين كار مي شود . نيازهاي آموزشي را مي توان از طرق زير شناسايي كرد :

بررسي وظايف و مسئوليتهاي هر پست و تعيين شرايط احراز با توجه به مسائل ايمني و بهداشت شغلي و سپس مقايسه اين شرايط با وضع موجود فرد متصدي شغل

نظرات مديران و مسئولين مستقيم

نتايج مميزي هاي داخلي

اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه

اهداف ايمني و بهداشت شغلي سازمان

قوانين و مقررات ايمني و بهداشت شغلي

        نكته مهم در تعيين نيازهاي آموزشي استمرار اين فرآيند است . به بيان ديگر نيازهاي آموزشي به هنگام تغييرات در فرآيندها ، اهداف و مخاطرات ايمني و بهداشت شغلي بايد مورد بازنگري قرار گيرد . بازنگري دوره اي نيازهاي آموزشي تا حد زيادي مي تواند از مطابقت نيازها با تغييرات اطمينان به دست دهد . مساله ديگر ، تفاوت بين آموزش و آگاهي در سيستمهاي مديريت است . آگاهي هاي عمومي پرسنل در خصوص مسائل ايمني و نقش آنان درجلوگيري از مخاطرات احتمالي بسيار حايز اهميت است . مديريت رده بالاي سازمان نقش كليدي در ايجاد آگاهي و انگيزش نزد پرسنل دارد و بايد تعهد خود نسبت به ايمني را به طرق مختلف به سطوح پايين تر سازمان منتقل كند . همچنين كليه پرسنل بايد اين تعهد و آگاهي را به همان شكل به سطح پايين تر خود منتقل كنند . در نهايت كليه اعضاي سازمان بايد اهميت دستيابي به اهداف ايمني و بهداشت شغلي را درك كنند و از انگيزه لازم براي تلاش در راستاي دستيابي به آن برخوردار شوند . به اين ترتيب عملكرد ايمني و بهداشت شغلي سازمان در كليه سطوح افزايش       مي يابد . همانگونه كه قبلا نيز ذكر شد اين فرآيند يك چرخه مستمر بوده و هيچگاه نمي توان ادعا كرد كه سازمان ديگر نيازي به افزايش آگاهي و آموزش پرسنل ندارد .

آموزش كاركنان به طور معمول طي مراحل زير صورت مي پذيرد :

تعيين نيازهاي آموزشي كاركنان

ايجاد برنامه آموزشي جهت تامين نيازهاي تعيين شده

تصديق مطابقت برنامه آموزشها با الزامات قانوني يا نيازمنديهاي سازمان

اجراي برنامه هاي آموزشي

مستند سازي آموزشها و حفظ سوابق

ارزيابي ميزان موثر بودن آموزشها

        از آنجا كه مسايل ايمني و بهداشت شغلي ارتباط مستقيم با سلامت كليه افراد حاضر در محيط كار از جمله پيمانكاران و بازديد كنندگان دارد ، سازمان بايد ثابت كند كه تدابيري براي آگاهي لازم در اين افراد نيز اتخاذ كرده است . اين امر از طرق مختلف نظير نصب علايم هشداردهنده و انتقال اصول ابتدايي به افراد ميسر است .

4ـ4ـ3ـ مشاوره و ارتباطات ( Consultation and Communication ) :

 سازمان جهت حصول اطمينان از انجام تبادل دو طرفه اطلاعات بهداشتي ـ ايمني مرتبط با كاركنان و طرفهاي ذينفع ، بايد روشهاي اجرايي تدوين نمايد . درگير نمودن كاركنان با مسايل بهداشتي ـ ايمني و مشاوره هاي مربوط به ايشان بايد مستند شده و به اطلاع طرفهاي ذينفع برسد . كاركنان بايد :

الف ) جهت مديريت بر ريسكها ، در تهيه و بازنگري خط مشي و روشهاي اجرايي درگير شوند .

ب ) در صورت بروز هرگونه تغيير كه ممكن است بر بهداشت شغلي و ايمني كارگاه موثر باشد طرف مشورت قرار گيرند .

ج ) در مورد مسايل بهداشتي و ايمني توجيه شوند .

د ) از اينكه چه كسي ( كساني ) نمايندگان بهداشتي ـ ايمني آنان مي باشند و نماينده مديريت در اين خصوص چه كسي است ، اطلاع داشته باشند .

در خصوص مسايل درون سازماني اطلاعات مرتبط با ايمني و بهداشت شغلي مي تواند شامل موارد زير باشد :

خط مشي ايمني و بهداشت شغلي و تغييرات آن

اهداف و برنامه هاي ايمني و بهداشت شغلي و تغييرات آنها

روشها و دستورالعملهاي ايمني و بهداشت شغلي و تغييرات آنها

نتايج حاصل از پايش و اندازه گيري عملكرد و اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه مرتبط با آنها

نتايج حاصل از مميزي هاي داخلي

نتايج حاصل از بررسي حوادث ، رخدادها و موارد شبه رخداد

نتايج حاصل از بازنگري مديريت

بايد توجه داشت كه لزومي ندارد حتما تمامي اين اطلاعات به تمامي افراد سازمان منتقل شود بلكه اين اطلاعات بايد به افراد مرتبط به طرز صحيح منتقل شود ، در خصوص موارد عمومي از قبيل خط مشي ، لازم است اين اطلاعات به كليه سطوح سازماني انتقال پيدا كند . همچنين بايد توجه داشت كه اين انتقال نبايد ارتباطي يك جانبه باشد بلكه سازمان نيز بايد از اطلاعات كاركنان بهره برداري لازم را بكند .

مواردي كه سازمان مي تواند از اطلاعات كاركنان استفاده كند عبارتند از :

تعيين اهداف ايمني و بهداشت شغلي 

تعيين مخاطرات و مخاطره سنجي

تدوين برنامه هاي ايمني و بهداشت شغلي 

منابع اطلاعات برون سازماني مرتبط با ايمني و بهداشت شغلي مي تواند شامل اين موارد باشد :

خط مشي ايمني و بهداشت شغلي كه بايد به اطلاع طرفهاي ذينفع برسد .

انجمنهاي صنفي و مراكز تدوين قوانين ايمني و بهداشت شغلي 

اطلاعات مربوط به مخاطرات ايمني و بهداشت شغلي مرتبط با عمليات سازمان كه به اطلاع طرفهاي ذينفع مي رسد .

اطلاعات لازم در خصوص برنامه ريزي اضطراري و ساير موارد مربوط كه با مسئولين دولتي و عمومي رد و بدل مي شود ( نظير هماهنگي با سازمان محلي آتش نشاني )

4ـ4ـ4ـ مستند سازي ( Documentation ) :

سازمان بايد براي موارد زير اطلاعات را به شكل مناسب ، از قبيل ثبت بر روي كاغذ يا به صورت الكترونيكي ، ايجاد نموده و برقرار نگهدارد :

الف ) تشريح عناصر اصلي سيستم مديريت و روابط متقابل آنها

ب ) رجوع دادن به مستندات مربوطه

يادآوري : به منظور استفاده موثر و كارآمد از مستندات ، بسيار مهم است كه مستند سازي در كمترين حد لازم انجام و نگهداري شود . سازمان بايد اطمينان يابد كه مستندات براي اجراي كامل برنامه هاي بهداشت شغلي و ايمني در دسترس بوده و متناسب با نيازها مي باشد .

مستنداتي كه به منظور تشريح الزامات سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي تدوين مي شوند بايد به حد كافي عناصر اصلي اين نظام و به ويژه تاثير متقابل آنها را تشريح كند ، اين مستندات همچنين بايد راهنمايي هاي لازم را در خصوص اين كه از كجا مي توان اطلاعات تفصيلي بيشتر را درباره كار هر يك از بخشهاي خاص سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي به دست آورد ، ارايه نمايد . يكپارچه سازي اين نظامنامه با نظامنامه مديريت كيفيت و احتمالا نظامنامه مديريت زيست محيطي تاثير بارزي در ارتقاي اثربخشي و كارآيي مستندات خواهد داشت .

مستندات مربوطه ميتواند شامل موارد زير باشد :

الف ) اطلاعات فرآيند

ب ) ساختار سازماني

ج ) استانداردهاي داخلي و روشهاي اجرايي عملياتي

د ) طرحهاي اضطراري مربوط به هر مكان

        روشها و فرآيندهاي عملياتي بايد تعريف شده و به صورت مناسب مدون شوند و به هنگام لزوم مورد بازنگري قرار گيرند . انواع مختلف مستندات مورد استفاده درسازمان بايد به صورت روشن و شفاف تعريف شده و ارتباط آنها مشخص باشد . وجود مستندات ايمني و بهداشت شغلي به كاركنان كمك مي كند تا بتوانند براي دستيابي به اهداف ايمني و بهداشت شغلي چه فعاليتهايي بايد صورت گيرد . همچنين اين مستندات ، ارزيابي سيستم و عملكرد ايمني و بهداشت شغلي را امكان پذير مي سازد . ماهيت مستندات بسته به اندازه و پيچيدگي سازمان متفاوت است .

4ـ4ـ5ـ كنترل مدارك و داده ها ( Document and Data Control ) :

سازمان بايد روشهاي اجرايي را براي كنترل تمام مدارك مورد نياز اين استاندارد ايجاد نموده و برقرار نگهدارد تا اطمينان حاصل كند كه :

الف ) محل مدارك و داده ها ( مستندات ) معلوم است .

ب ) مدارك و داده ها به طور ادواري بازنگري و در صورت لزوم تجديد نظر مي شوند و مناسب بودن آنها مورد تاييد مجاز قرار مي گيرد .

ج ) نسخه هاي جاري مدارك و داده ها در تمام محلهايي كه عمليات اساسي ، براي كاركرد موثر سيستم مديريت بهداشت شغلي و ايمني در آنجا انجام مي گيرد در دسترس مي باشند.

د ) مدارك منسوخ به موقع از تمام محلهاي صدور و محلهاي استفاده آنها خارج مي شوند يا به طريق ديگري از عدم استفاده ناخواسته اطمينان حاصل گردد .

ه ) تمام مدارك و داده هايي كه بايد قانونا نگهداري شوند و همچنين آنهايي كه جهت آگاهي و مراجعات بعدي بايگاني مي شوند به طور مناسب نشانه گذاري شده اند .

        هدف نهايي بند 4-4-5 اين است كه اطمينان حاصل شود خطري از بابت مدارك نا معتبر و عدم دسترسي به مدارك ، عملكرد موثر سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي را تهديد نمي كند . به بيان ديگر بايد اطمينان حاصل شود كه سازمان ، مدارك را به نحوي ايجاد و مستقر كرده است كه براي اجراي سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي كافي است . با اين همه تاكيد اصلي سازمان بايد بر اجراي موثر سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي باشد نه بر سيستم پيچيده كنترل مستندات . به منظور تعيين محل مدارك ،‌ يك روش معمول تهيه فهرست توزيع براي مدارك است ، به اين ترتيب كه براي هر مدرك صادر شده ، يك فهرست توزيع تهيه مي شود و بخشها يا افراد گيرنده مدرك مشخص مي شوند . معمولا از همين فهرست براي دريافت رسيد از گيرندگان استفاده مي شود . روش ديگر درج نام يا عنوان گيرندگان در فهرست اصلي مستندات است . در صورتي كه گيرندگان مدارك ثابت باشند ( مثلا كليه روشهاي اجرايي سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي همواره دركليه بخشهاي اصلي سازمان توزيع مي شوند ) مي توان از تهيه فهرست جداگانه براي هر مدرك صرف نظر كرد . مدارك بايد در فواصل معين زماني كه خود سازمان بسته به اندازه و ماهيت فعاليتها و محيط فعاليت خود تعيين مي كند ، مورد بازنگري قرار گيرند . بديهي است بازنگري دوره اي مدارك به اين معنا نيست كه نبايد مدارك را در خارج از اين دوره ها مورد بازنگري قرار داد . افراد مجاز و مختار براي تاييد مدارك چه در هنگام صدور و چه در هنگام تغيير مدارك بايد مشخص شوند . به منظور مشخص كردن وضعيت جاري مدارك تهيه فهرست اصلي مستندات معمولا بسيار كارساز است . نكته حايز اهميت اين است كه مدارك و داده ها به هنگام نياز چه در شرايط عادي و چه در شرايط غير عادي بايد در دسترس باشند . مثلا در حالتهاي اضطراري نظير آتش سوزي ، در دسترس بودن نقشه محيط كار ( شامل خروجي هاي اضطراري ، جعبه هاي آتش نشاني ، پنجره ها و ...) بسيار مهم است . همينطور دستورالعملها و روشهاي اجرايي موارد اضطراري بايد در شرايط اضطراري به سرعت قابل دسترسي باشند .

4ـ4ـ6ـ كنترل عمليات ( Operational Control ) :

        سازمان بايد عمليات و فعاليتها را در ارتباط با ريسك هاي شناخته شده ( در جايي كه اقدامات كنترلي مورد نياز باشد) مشخص نمايد . سازمان بايد اين فعاليتها را كه شامل نگهداري و تعميرات نيز هستند ،‌ به طرق زير برنامه ريزي كند تا اطمينان حاصل نمايد كه تحت شرايط مشخص شده به انجام مي رسند :

الف ) ايجاد و برقراري روشهاي اجرايي مدون براي پوشش دادن وضعيتهايي كه نبود آنها ممكن است منجر به انحراف از خط مشي و اهداف بهداشت حرفه اي و ايمني گردد .

ب )‌ مشخص نمودن معيارهاي عملياتي درروشهاي اجرايي

ج )‌ ايجاد و برقراري روشهاي اجرايي مرتبط با ريسكهاي بهداشتي ـ ايمني شناسايي شده مربوط به كليه وسايل ، تجهيزات و خدمات خريداري شده و يا استفاده شده توسط سازمان و ابلاغ روشهاي اجرايي و الزامات مربوطه به تامين كنندگان و پيمانكاران

د )‌ ايجاد و برقراري روشهاي اجرايي براي طراحي محل كار ، فرآيند ، تاسيسات ، ماشين آلات ، رويه هاي عملياتي و سازماندهي كار ( از جمله انطباق كار با توانايي هاي نيروي انساني ) به منظور حذف يا كاهش ريسكهاي    بهداشتي ـ ايمني در منبع آنها

هدف از اين زير بند آن است كه سازمان تمهيدات لازم را براي حصول اطمينان از اعمال اثربخش شاخص هاي عملياتي مرتبط با مخاطرات خود فراهم كند تا در نهايت به آنچه كه در خط مشي و اهداف ايمني و بهداشت شغلي بيان كرده است ، دست يابد . نتايج حاصله از شناسايي خطر ، مخاطره سنجي و كنترل مخاطرات به همراه الزامات قانوني و ساير الزامات و نيز اهداف ايمني و بهداشت شغلي ، عملياتي كه نياز به كنترل دارند را به راحتي مشخص  مي كنند . سازمان بايد براي كنترل مخاطرات ناشي از فعاليتهاي خود روشهاي اجرايي برقرار كند تا از بروز حوادث ، رخدادها و يا ساير انحرافات از اهداف و خط مشي ايمني و بهداشت شغلي جلوگيري شود . اين روشهاي اجرايي بايد در فواصل معين زماني مورد بازنگري قرار گيرند تا از تداوم مناسب بودن و اثربخشي آن اطمينان حاصل شود . همچنين اين روشهاي اجرايي بايد شامل وضعيتهايي باشند كه در خارج از محيط كار سازمان ( مثلا در محل مشتري يا پيمانكار ) ايمني به خطر مي افتد . فعاليتهاي نصب كه در محل مشتري انجام مي گيرند نمونه اي از اين نوع فعاليتها هستند . برخي از مواردي كه معمولا مخاطرات از آنها ناشي مي شوند به شرح زير هستند :

1 ) خريد يا انتقال كالاها و يا خدمات و استفاده از منابع خارجي شامل موارد زير :

- تاييد خريد يا انتقال مواد شيميايي و ساير مواد خطرناك

- در دسترس بودن مستندات لازم براي جابجايي ايمن ماشين آلات ، تجهيزات ، مواد يا مواد شيميايي به هنگام خريد و يا شناسايي نياز به جمع آوري اين مستندات

- ارزيابي صلاحيت پيمانكاران از لحاظ ايمني و بهداشت شغلي و ارزيابي مجدد آنها در فواصل معين زماني

- تاييد طراحي تمهيدات ايمني و بهداشت شغلي براي كارگاه يا تجهيزات جديد

2 ) فعاليتهاي خطرناك شامل موارد زير :

- شناسايي فعاليتهاي خطرناك ( نظير راديوگرافي ، جابجايي اجسام بزرگ و ... )

- تعيين روشهاي كاري از قبل و تاييد آنها

- تشخيص صلاحيت پرسنل براي انجام فعاليتهاي خطرناك قبل از انجام

- سيستمهاي اجازه كار و روشهاي اجرايي كنترل ورود و خروج كاركنان به محلهاي كار خطرناك

3 ) مواد خطرناك شامل موارد زير :

- شناسايي محل انبارها و نگهداري موجوديها

- تمهيدات انبارش ايمن و كنترل دسترسي به مواد خطرناك

- تهيه و دسترسي به داده هاي ايمني مواد و ساير اطلاعات مرتبط

4 )‌ نگهداري ايمن كارگاه و تجهيزات شامل موارد زير :

- تهيه ، كنترل و نگهداري كارگاهها و تجهيزات سازمان

- تهيه ، كنترل و نگهداري وسايل حفاظت فردي (  PPE)

- تفكيك و كنترل دسترسي به تجهيزات

- بازرسي و كنترل تجهيزات مرتبط با ايمني و بهداشت شغلي و سيستمهاي مرتبط با آن نظير :

- سيستمهاي حفاظت اپراتور

- مراقبت و حفاظت فيزيكي

- سيستمهاي ازكاراندازي

- تجهيزات كشف و جلوگيري از آتش سوزي

- تجهيزات جابجايي ( جرثقيل ها ، بالابر ، نقاله ها و ساير تجهيزات بالابر )

- منابع و محافظ هاي راديولوژي

- وسايل پايش ضروري

- سيستمهاي تهويه داخلي

- تسهيلات و تمهيدات پزشكي

4ـ4ـ7ـ آمادگي و واكنش در وضعيت اضطراري ( Emergency Prepare ness and Response ) :

        سازمان بايد روشهاي اجرايي را براي شناسايي احتمال وقوع و مقابله با حوادث و وضعيتهاي اضطراري و براي پيشگيري و كاهش امكان بروز بيماريها و جراحاتي كه ممكن است مرتبط با اين حوادث باشد ، ايجاد و برقرار نگهدارد . سازمان بايد هر زمان كه لازم باشد ، روشهاي اجرايي آمادگي و واكنش در وضعيت اضطراري خود را خصوصا پس از وقوع حوادث يا وضعيتهاي اضطراري ، مورد بازنگري و تجديد نظر قرار دهد . سازمان همچنين بايد به طور ادواري هر وقت كه امكان پذير باشد ، اين روشهاي اجرايي را اجرا ( آزمايش ) نمايد . روشهاي اجرايي و طرحهاي اضطراري بايد با هدف حصول اطمينان از واكنش مناسب در مقابل رخدادهاي پيش بيني نشده ايجاد شوند . براي اين منظور سازمان بايد حوادث بالقوه و واكنشهاي مناسب مرتبط با آنها را تعيين كند .

        به هنگام تعيين حوادث بالقوه بايد نتايج شناسايي خطر ، مخاطره سنجي و كنترل مخاطرات را مورد توجه قرار داد . همچنين مواردي از قبيل الزامات قانوني و ساير الزامات ، تجارب مربوط به رخدادها و حوادث قبلي مربوط به سازمان يا سازمانهاي ديگر و نيز نتايج تمرين هاي عملي مواقع اضطراري مي تواند مفيد واقع شود . اولين نتيجه اين فعاليت ، تهيه روشهاي اجرايي و طرحهاي اضطراري است . در حقيقت پس از تعيين حوادث بالقوه ، بايد طرحها و روشهاي اجرايي جهت واكنش در برابر اين خطرات به هنگام وقوع تهيه شود . همانند ساير روشهاي اجرايي ، در اين روشها و طرحها نيز بايد فرد مسئول اصلي براي مقابله با اين رخدادها مشخص باشد.

         همچنين اقداماتي كه بايد توسط پرسنل به هنگام وقوع حادثه انجام گيرد و حتي اقداماتي كه بايد از سوي ساير افراد نظير ميهمانان و پيمانكاران انجام گيرد ( نظير مراجعه سريع به محل مشخص اجتماع به هنگام حادثه ) بايد در روشها و طرحهاي مربوط به صراحت بيان شود . بديهي است برخي از افراد به دليل ماهيت كار خود ، وظايف ويژه اي در اين مواقع دارند . در مواردي كه لازم است به هنگام حادثه محل كارگاه تخليه شود بايد روش اين كار در روشها و طرحهاي مربوطه ذكر شود . علاوه بر موارد فوق ، مسائل زير نيز در روشها و طرحهاي اضطراري مي تواند مورد توجه قرار گيرد :

شناسايي محلهاي خطرناك نظير محل نگهداري مواد آتش زا يا قابل انفجار

نحوه ارتباط با سازمانهاي مرتبط نظير اورژانس ، آتش نشاني و ... و نيز همسايگان

حفاظت از اسناد و تجهيزات بسيار مهم

نحوه دستيابي به اطلاعات ضروري در مواقع اضطراري نظير نقشه هاي كارگاه ، داده هاي مربوط به مواد خطرناك و تلفن هاي ضروري

پس از تهيه روشها و طرحهاي اضطراري ، تجهيزات و لوازم مورد نياز در مواقع اضطراري بايد شناسايي و تامين شود. تهيه فهرستي از اين تجهيزات بسيار مفيد است . اين تجهيزات بايد به تعداد كافي تهيه شود و آماده به كار بودن آنها در فواصل زماني مشخص بررسي شود . برخي از اين تجهيزات عبارتند از :

وسايل حفاظت فردي ( غير از وسايلي كه به هنگام كار عادي بايد مورد استفاده قرار گيرد ، نظير ماسك ضد گاز )

سيستمهاي هشداردهنده نظير آژير خطر

روشنايي و برق اضطراري

فيوزها و شيرهاي قطع اضطراري

وسايل خروج اضطراري و فرار از محل خطر

وسايل كمكهاي اوليه

وسايل آتش نشاني

وسايل ارتباطي ( نظير بي سيم )

پناهگاهها

تمرين عملي روشها و طرحهاي واكنشي در مواقع اضطراري خواسته ديگر OHSAS 18001 مي باشد . اگرچه طرحها و روشها روي كاغذ ممكن است كافي به نظر برسند ولي تا كارآيي آنها عملا به اثبات نرسيده باشد قابل اطمينان نخواهد بود . براي حصول اطمينان از كفايت ، مناسب بودن و اثربخشي اين طرحها ممكن است لازم باشد كه شرايط اضطراري كاملا شبيه سازي شوند . تمرينهاي عملي روشها و طرحهاي اضطراري بايد بر اساس برنامه زمانبندي اجرا شوند . اين تمرينها بايد حتي المقدور با شرايط واقعي مطابقت داشته و در صورت امكان از مشاركت سازمانهاي مرتبط نظير اورژانس و آتش نشاني به هنگام تمرين استفاده شود . بعد از هر تمرين عملي يك گزارش يا صورت وقايع بايد تهيه و علاوه بر شرح وقايع ، نقاط قوت و ضعف واكنش و نيز پيشنهادهاي لازم براي بهبود ارائه شود . اين نتايج مي تواند منجر به اصلاح روشهاي اجرايي و طرحهاي اضطراري شود .

4ـ5ـ بررسي و اقدام اصلاحي ( Checking and Corrective Action ) :

4ـ5ـ1ـ اندازه گيري عملكرد و پايش ( Performance Measurement and Monitoring ) :

 سازمان بايد روشهاي اجرايي براي نظارت ( پايش ) و اندازه گيري منظم عملكرد بهداشتي ـ ايمني خود ايجاد نموده و برقرار نگهدارد . اين روشهاي اجرايي بايد شامل موارد ذيل باشد :

الف ) اندازه گيريهاي كمي و كيفي متناسب با نيازهاي سازمان

ب ) اهداف بهداشتي ـ ايمني سازمان را محقق گرداند

ج ) اقدامات منظم براي نظارت ( پايش ) بر عملكرد ، از جمله انطباق با برنامه هاي مديريت بهداشت شغلي و ايمني ، معيارهاي عملياتي و الزامات قانوني و مقررات مرتبط

د ) اقدامات موردي جهت نظارت بر حوادث ، بيماريها ، رويدادها و ساير موارد نقص در عملكرد بهداشتي ـ ايمني

ه ) ثبت داده ها و نتايج كافي از اندازه گيري ها و نظارت را شامل ، تا تجزيه و تحليل اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه تسهيل گردد.

در صورتي كه تجهيزاتي براي اندازه گيري و نظارت مورد نياز باشد ، سازمان بايد روشهاي اجرايي براي كاليبراسيون و نگهداري اين تجهيزات ايجاد و برقرار نگهدارد . سوابق كاليبراسيون و نگهداري از تجهيزات بايد حفظ شوند .

هدف از تدوين روشهاي اجرايي پايش و اندازه گيري ، نظارت بر مشخصه هاي كليدي عملكرد ايمني و بهداشت شغلي سازمان است . سازمان بايد اثبات كند كه قابليت اندازه گيري عملكرد خود را در قالب زماني مورد نظر دارد. بدون چنين قابليتي تعريف اهداف كمي معنايي نخواهد داشت . بديهي است براي استقرار چنين نظارتي ، قبل از هر چيز ابتدا بايد شاخص هاي عملكرد تعريف شوند . شاخص هاي عملكرد بر اساس خط مشي ، اهداف ، برنامه ها و مخاطرات سازمان تعريف مي شوند . برخي از شاخص هايي كه مي توانند مورد استفاده قرار گيرند از موارد زير قابل استخراج است :

ميزان دستيابي به خط مشي و اهداف ايمني و بهداشت شغلي 

برنامه هاي آموزشي ، آگاهي ، ارتباطات و مشاوره كاركنان

كنترل هاي مرتبط با مخاطرات ايمني و بهداشت شغلي

ميزان مطابقت با مقررات و ساير الزامات ايمني و بهداشت شغلي

بررسي رخدادها و حوادث گذشته

4ـ5ـ2ـ حوادث ، رويدادها ، عدم انطباق و اقدام اصلاحي و پيشگيرانه ( Accident , Incident , Non-conformances and Corrective and Preventive Action ) :

سازمان بايد روشهاي اجرايي براي تعيين مسئوليتها و اختيارات براي پرداختن به موارد زير را ايجاد نموده و برقرار نگهدارد :

الف ) پرداختن و كاوش پيرامون

حوادث

رويدادها

عدم انطباقها

ب ) انجام اقداماتي به منظور كاهش پيامدهاي ناشي از حوادث ، رويدادها و عدم انطباقها

ج ) شروع و تكميل اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه

د )‌ تاييد موثر بودن اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه انجام شده

در اين روش اجرايي بايد قيد گردد كه كليه اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه پيشنهاد شده بايد از طريق پروسه ارزيابي ريسك و قبل از اجرا مورد بازنگري قرار گيرد . هرگونه اقدام اصلاحي يا پيشگيرانه كه براي حذف علل بالفعل و بالقوه عدم انطباقها صورت مي گيرد بايد متناسب با ابعاد مساله بوده و هم ارز با ريسك بهداشتي ـ ايمني حاصله باشد . سازمان بايد هرگونه تغييرات ناشي از اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه در روشهاي اجرايي مدون را اعمال و ثبت نمايد .

منظور اساسي در اين بند آن است كه سازمان ، روشهاي موثري جهت جلوگيري از وقوع يا تكرار حوادث ، رخدادها و عدم انطباقها داشته باشد . براي بررسي و اصلاح عدم انطباق مراحل اساسي زير دنبال مي شود :

1 ـ شناسايي علت ريشه اي عدم انطباق ، رخداد يا حادثه

2 ـ شناسايي اقدام اصلاحي لازم جهت رفع علت ريشه اي عدم انطباق ، رخداد يا حادثه

3 ـ اجراي اقدام اصلاحي تعيين شده

4 ـ اجراي كنترل ها و پايش هاي ضروري يا گسترش آنها به منظور جلوگيري از تكرار عدم انطباق ، رخداد يا حادثه

5 ـ ثبت هرگونه تغييرات ناشي از اقدام اصلاحي در روشهاي اجرايي مكتوب

        علاوه بر اين ، روشهاي اجرايي سازمان بايد امكان رديابي ، تجزيه و تحليل و در نهايت حذف علل بالقوه عدم انطباقها ، رخدادها و حوادث را فراهم آورد . روشهاي اجرايي براي رخدادها ،‌حوادث و عدم انطباقها و اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه معمولا بايد در برگيرنده موارد زير باشد :

مسئوليتها و اختيارات مربوط به شناسايي ، بررسي ، گزارش دهي و تصميم گيري در خصوص حوادث ، رخدادها و عدم انطباقهاي بالقوه و بالفعل و نيز اجرا و پيگيري و پايش اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه مرتبط با آن .

سازمان بايد تمامي تلاش خود را صرف اجراي صحيح و موثر اقدامات اصلاحي كند و سوابق مربوطه را نيز جهت استفاده در آينده و تحليل هاي مربوطه و نيز ارائه به مميزين داخلي و خارجي و ساير طرفهاي ذينفع ثبت و نگهداري نمايد . اين سوابق بايد به منظور تحليل و بايگاني در اختيار گماشته مديريت و در صورت لزوم نمايندگان ايمني و بهداشت شغلي قرار گيرد .

4ـ5ـ3ـ سوابق و مديريت سوابق ( Records and Records Management ) :

        سازمان بايد روشهاي اجرايي براي شناسايي ، نگهداري و تعيين تكليف سوابق بهداشتي ـ ايمني ، از جمله نتايج مميزي ها و بازنگري ها ، ايجاد نموده و برقرار نگهدارد . سوابق بهداشتي ـ ايمني بايد خوانا ، قابل شناسايي و رديابي به فعاليتهاي مربوطه باشد . سوابق بايد به نحوي بايگاني و نگهداري شوند كه به سهولت قابل دستيابي باشند و از آسيب ، خرابي يا نابودي محفوظ بمانند . مدت نگهداري آنها بايد تعيين و ثبت شود . سوابق بايد متناسب با سيستم و سازمان نگهداري شوند تا انطباق با ( عملكرد فعلي ) مشخصات OHSAS 18001 ( و ديگر الزامات قانوني ) را اثبات نمايد .

سوابق ايمني و بهداشت شغلي براي اهداف زير نگهداري مي شوند :

اثبات اجراي موثر سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي 

اثبات اجراي فرآيندها تحت شرايط ايمن

استفاده از اطلاعات گذشته براي تحليل و تصميم گيري بهتر در حال و آينده

سوابق ايمني و بهداشت شغلي مي تواند شامل موارد زير باشد :

سوابق شكايات

گزارش بازرسي هاي ايمني و بهداشت شغلي 

سوابق آموزشي

گزارشهاي مميزي سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي

گزارشهاي حوادث ، رخدادها و شبه رخدادها

گزارشهاي مربوط به عدم انطباقها

گزارشات اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه

صورت جلسات ايمني و بهداشت شغلي 

سوابق بازرسي ، نگهداري و تعميرات و كاليبراسيون

سوابق شناسايي خطر ، مخاطره سنجي و كنترل مخاطرات

سوابق كنترلهاي پزشكي و بازرسيهاي بهداشتي

سوابق توزيع و نگهداري وسايل حفاظت فردي

سوابق بازنگري مديريت

روشهاي اجرايي براي كنترل سوابق كيفيت بايد موارد زير را مشخص نمايد :

سوابق ايمني و بهداشت شغلي مورد استفاده در سازمان

نحوه شناسايي ، نگهداري و تعيين تكليف سوابق

مدت زمان نگهداري سوابق ( اين مدت بايد با توجه به مقررات و الزامات قانوني تعيين شود )

مسئولين صاحب اختيار جهت تعيين تكليف سوابق

4ـ5ـ4ـ مميزي ( Audit ) :

        سازمان بايد برنامه و روشهاي اجرايي را براي مميزي هاي ادواري سيستم مديريت بهداشت شغلي و ايمني كه قرار است به اجرا درآيد ايجاد نموده و برقرار نگهدارد تا :

الف ) تعيين شود كه آيا سيستم مديريت بهداشت شغلي و ايمني

1 ـ با ترتيبات برنامه ريزي شده براي مديريت بهداشت شغلي و ايمني از جمله الزامات ، OHSAS 18001 مطابقت دارد يا خير

2 ـ به درستي اجرا و نگهداري شده است

3 ـ براي تحقق خط مشي و اهداف سازمان موثر بوده است يا خير

ب ) نتايج حاصل از مميزيهاي قبلي را بازنگري كند

ج )‌ نتايج مميزي ها به مديريت ارائه شود

        برنامه مميزي سازمان از جمله هرگونه زمانبندي بايد مبتني بر ارزيابي ريسكهاي ناشي از فعاليت مربوطه و نتايج مميزيهاي قبلي باشد . روشهاي اجرايي مميزي بايد دامنه شمول ، دفعات ، روشها و صلاحيت ها و همچنين مسئوليت و الزامات براي مميزي و گزارش نتايج را در برگيرد . در صورت امكان مميزي ها بايد توسط كاركناني مستقل از آنهايي كه مسئوليت مستقيم در واحد مورد مميزي دارند ، انجام گيرد .

يادآوري : منظور از پرسنل مستقل الزاما افرادي خارج از سازمان مربوطه نمي باشد . ( نتايج مميزي بايد به اطلاع افراد ذيربط رسانده شده و اقدامات اصلاحي متناسب با آن انجام پذيرد )

4ـ6ـ بازنگري مديريت ( Management Review ) :

        مديريت ارشد سازمان بايد در فواصلي كه خود تعيين مي نمايد ، سيستم مديريت بهداشت شغلي و ايمني را مورد بازنگري قرار دهد تا از تداوم مناسب بودن ، كفايت و موثر بودن آن اطمينان حاصل كند . فرآيند بازنگري مديريت بايد به نحوي باشد تا اطمينان حاصل شود كه اطلاعات لازم جمع آوري مي گردد تا به مديريت امكان دهد كه اين ارزيابي را به عمل آورد . نتايج اين بازنگري بايد مدون شود . در پرتو نتايج مميزي سيستم مديريت بهداشت شغلي و ايمني ، تغيير شرايط و تعهد به بهبود مستمر ، بازنگري مديريت بايد نياز احتمالي به تغييرات خط مشي ، اهداف و ساير عناصر سيستم مديريت بهداشت شغلي و ايمني را مدنظر قرار دهد .

مديريت عالي سازمان بايد استقرار سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي را مورد بازنگري قرار دهد تا اطمينان حاصل نمايد كه اين سيستم به طور كامل مستقر شده و براي دستيابي به خط مشي و اهداف ايمني و بهداشت     شغلي تناسب خود را حفظ ميكند . در اين بند است كه سازمان ديد جامع نسبت به عملكرد ايمني و بهداشت شغلي خود به دست مي آورد . اين بازنگري همچنين بايد سازمان را قادر سازد كه ميزان تداوم تناسب خط مشي ايمني و بهداشت شغلي خود را مورد ارزيابي قرار دهد و در صورت نياز در آنها تجديد نظر كند .

ورودي هاي بازنگري مديريت عبارتند از :

آمار حوادث

نتايج مميزي هاي داخلي و خارجي از سيستم مديريت ايمني و بهداشت شغلي 

اقدامات اصلاحي انجام يافته در مدت فاصله بين دو بازنگري

گزارشهاي وضعيت اضطراري ( واقعي يا تمريني )

گزارشهاي گماشته مديريت از عملكرد كلي سيستم

گزارشهاي مديران خط مقدم از اثر بخشي سيستم در محدوده مربوط به خود

گزارشهاي فرآيند شناسايي خطر ، مخاطره سنجي و كنترل مخاطرات

مميزي ها بايد در فواصل زماني معين صورت پذيرد . متداول ترين نوع بازنگري مديريت ، انجام اين فرآيند از طريق جلسات بازنگري مديريت است .